หกโปรแกรมที่ไม่เคยคุยกัน และตัวเชื่อมเพียงอย่างเดียวคือทีมของคุณ
บัญชีอยู่โปรแกรมหนึ่ง สต็อกอยู่ใน Excel งานขายอยู่ใน CRM เงินเดือนกับขนส่งอยู่ที่อื่นอีก แต่ละตัวคือทางเลือกที่สมเหตุสมผลในวันที่ตัดสินใจ แต่วันนี้ออเดอร์หนึ่งใบต้องผ่านหลายระบบ และมีคนต้องคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำในทุกจุดต่อ ตัวโปรแกรมไม่ได้มีปัญหา ช่องว่างระหว่างโปรแกรมต่างหากที่กำลังกินเวลาและเงินของคุณ
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
จะตอบลูกค้าว่า "ของส่งหรือยัง จ่ายเงินหรือยัง" ต้องเปิดสามโปรแกรมกับแชทอีกหนึ่งห้อง
ลูกค้ารายเดียวกันมีชื่ออยู่ในสี่ระบบ สะกดสี่แบบ และไม่มีใครแน่ใจว่าอันไหนคือข้อมูลล่าสุด
การปิดงบสิ้นเดือนเริ่มต้นด้วยการ export ไฟล์จากทุกระบบ แล้วนั่งต่อกันเองใน Excel
ฝ่ายขายเพิ่งรับออเดอร์ด้วยสต็อกที่คลังขายไปแล้วเมื่อวาน เพราะตัวเลขสองระบบเจอกันแค่ตอนกลางคืน หรือไม่เจอกันเลย
มีอยู่คนเดียวที่รู้ว่าไฟล์ Excel ตัวกลางทำงานอย่างไร และทุกอย่างต้องหยุดรอเมื่อเขาลางาน
ไม่มีใครตั้งใจออกแบบให้ธุรกิจใช้หกโปรแกรม มันค่อย ๆ สะสมขึ้นมาเอง แต่ละตัวถูกซื้อมาแก้ปัญหาเร่งด่วนของทีมใดทีมหนึ่ง และก็ทำหน้าที่ของมันได้ดี เพียงแต่ไม่มีตัวไหนถูกสร้างมาให้แชร์ข้อมูลกับตัวอื่น จุดเชื่อมจึงกลายเป็นการ export นำเข้า คัดลอกวาง และไฟล์ Excel ตรงกลาง การคีย์ซ้ำไม่ใช่ปัญหาวินัยของทีม แต่เป็นโครงสร้างที่เครื่องมือเหล่านั้นบังคับให้คุณต้องอยู่กับมัน
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
ฐานข้อมูลเดียวอยู่หลังทุกหน้าจอ
โมดูลของ Odoo ทั้งงานขาย CRM คลังสินค้า บัญชี จัดซื้อ และบุคคล ทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกัน ลูกค้า สินค้า หรือออเดอร์หนึ่งรายการมีอยู่ที่เดียว และทุกทีมทำงานบนเรคคอร์ดเดียวกัน จึงไม่มี sync ให้ตั้งเวลา ไม่มีไฟล์ให้ export เพราะไม่มีช่องว่างให้ต้องเชื่อมตั้งแต่แรก
ยืนยันออเดอร์ครั้งเดียว ที่เหลือไหลต่อเอง
เมื่อใบเสนอราคาถูกยืนยันใน Odoo Sales ฝ่ายคลังจะได้ใบส่งของ และฝ่ายบัญชีได้ร่างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ พร้อมประวัติเอกสารติดอยู่กับเรคคอร์ด ใบรับของจับคู่กับใบสั่งซื้อและบิลผู้ขายภายในระบบ ไม่ใช่ในหัวของใครคนหนึ่ง การปิดสิ้นเดือนจึงกลายเป็นการตรวจทาน ไม่ใช่การไล่ประกอบตัวเลขขึ้นใหม่
เปลี่ยนทีละโปรแกรม ไม่ใช่ทีเดียวทั้งหมด
Odoo เป็นระบบโมดูล เปิดใช้เฉพาะแอปที่จำเป็นก่อน แล้วค่อยเพิ่มส่วนที่เหลือทีหลังได้ บริษัทส่วนใหญ่เริ่มจากจุดที่คีย์ซ้ำหนักที่สุด มักเป็นงานขาย คลังสินค้า และการออกใบแจ้งหนี้ แล้วทยอยปลดโปรแกรมที่เหลือในระยะถัดไป ไลเซนส์รุ่น Community อยู่ที่ $0 การเริ่มจากขอบเขตเล็กจึงไม่ใช่การซื้อชุดใหญ่ล่วงหน้า
เชื่อมเฉพาะสิ่งที่จำเป็นต้องเก็บไว้จริง ๆ
บางระบบต้องอยู่ต่อ เช่น marketplace ผู้ให้บริการขนส่ง หรือธนาคาร Odoo มีตัวเชื่อมมาตรฐานสำหรับขนส่งและช่องทางชำระเงินรายหลัก รองรับการนำเข้ารายการเดินบัญชีธนาคาร และมี API พร้อมเอกสารสำหรับส่วนที่เหลือ เป้าหมายคือระบบหลักเดียวกับจุดเชื่อมไม่กี่จุดที่ตั้งใจออกแบบ ไม่ใช่ใยแมงมุมของการคัดลอกวาง
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
แบ่งระยะตามโปรแกรม ไม่เปิดพร้อมกันทั้งหมด
เราจัดลำดับให้แต่ละระยะปลดโปรแกรมออกหนึ่งถึงสองตัว โดยเริ่มจากจุดที่งานคีย์มือหนักที่สุด ทุกระยะมีขอบเขตและราคาเป็นลายลักษณ์อักษร ตกลงกันก่อนเริ่มงานเสมอ
ระบบเก่ายังรันจนกว่าตัวเลขจะตรงกัน
โปรแกรมที่กำลังถูกแทนที่ยังใช้งานคู่กับ Odoo จนกว่ารอบงานเต็มรอบ ตั้งแต่ออเดอร์ถึงใบแจ้งหนี้ หรือการปิดสิ้นเดือน จะให้ผลตรงกันทั้งสองระบบ พิสูจน์ได้แล้วเท่านั้นระบบเก่าจึงถูกปิด
ย้ายข้อมูลเป็นชุด รวมรายการซ้ำ และให้คุณเซ็นรับทุกชุด
ลูกค้า สินค้า และยอดคงเหลือย้ายเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ รายการซ้ำถูกรวมระหว่างทาง และมีจุดย้อนกลับจนกว่าคุณจะยืนยันแต่ละชุด การอบรมใช้ข้อมูลจริงของคุณ โดยที่ปรึกษาคนเดิมตั้งแต่การคุยครั้งแรก ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
เปลี่ยนจากหกโปรแกรมต้องใช้เวลานานแค่ไหน
ไม่ใช่โครงการเดียวจบ และนั่นคือความตั้งใจ ระยะแรกมักครอบคลุมสองถึงสามโปรแกรมที่สร้างงานคีย์ซ้ำมากที่สุด ใช้เวลาวางขอบเขตเป็นสัปดาห์และส่งมอบภายในไม่กี่เดือน ส่วนที่เหลือทยอยตามเป็นระยะในจังหวะของคุณ และคุณจะได้แผนพร้อมประมาณการค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารก่อนตัดสินใจผูกมัดใด ๆ
ระหว่างเปลี่ยนระบบ ยังใช้โปรแกรมเดิมได้ไหม
ได้ และควรใช้ต่อด้วย แต่ละโปรแกรมยังทำงานจนกว่าโมดูล Odoo ที่มาแทนจะให้ผลตรงกันครบหนึ่งรอบงานเต็ม เราปิดระบบเก่าหลังพิสูจน์แล้วว่าไม่จำเป็น ไม่ใช่ก่อนหน้านั้น และไม่มีอะไรถูกปิดในวันเปิดใช้งานจริง
ข้อมูลในแต่ละระบบไม่ตรงกันเลย จะเป็นอุปสรรคไหม
นี่คือจุดตั้งต้นปกติ เพราะหกระบบที่ไม่เชื่อมกันย่อมให้ตัวเลขขัดแย้งกันเสมอ การย้ายข้อมูลของเรารวมขั้นตอนกำจัดรายการซ้ำและการตรวจสอบเป็นชุด และคุณเซ็นรับแต่ละชุดก่อนถือว่าใช้ได้จริง ข้อมูลที่ยุ่งคือวัตถุดิบของโครงการ ไม่ใช่เหตุผลให้เลื่อนโครงการ
ค่าใช้จ่ายต่างจากการจ่ายค่าบริการหกระบบอย่างไร
มีสองส่วนคือไลเซนส์กับค่างานของเรา Odoo รุ่น Community ไลเซนส์ $0 ส่วนกรณีที่ต้องใช้ Enterprise คุณจ่ายตรงกับ Odoo และเราไม่บวกราคาเพิ่มเด็ดขาด ค่างานวางระบบของเราเป็นราคาคงที่ต่อระยะ ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน รูปแบบค่าใช้จ่ายจึงเป็นค่าโครงการต่อระยะ ไม่ใช่ค่าสมาชิกรายที่เจ็ด
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง