นับสต็อกทีไรตัวเลขก็ไม่ตรงกับระบบ จนไม่มีใครในทีมแปลกใจอีกแล้ว
ปัญหาสต็อกจริงไม่ตรงกับตัวเลขในระบบ เป็นโจทย์ที่มีคนมาให้เราช่วยแก้บ่อยที่สุดเรื่องหนึ่ง และเป็นเรื่องที่แก้ได้จริง สาเหตุแทบไม่เคยอยู่ที่คนทำงานสะเพร่า แต่อยู่ที่ข้อมูลสต็อกถูกเก็บกระจายอยู่หลายที่เกินไป หน้านี้จะอธิบายว่าช่องว่างนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร และเราปิดมันด้วย Odoo อย่างไร
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
นับสต็อกจริงทีไรก็ได้รายการส่วนต่างมาปรับปรุงทุกครั้ง แล้วพอถึงรอบนับถัดไปตัวเลขก็เพี้ยนกลับมาอีกเหมือนเดิม
ฝ่ายขายรับออเดอร์เพราะระบบบอกว่ามีของ แต่คลังมารู้ตอนหยิบสินค้าว่าของไม่อยู่จริง
คนในคลังมีไฟล์ Excel ส่วนตัวไว้จดสต็อกเอง เพราะเชื่อไฟล์ของตัวเองมากกว่าตัวเลขในระบบ
ฝ่ายจัดซื้อสั่งของเข้ามาซ้ำทั้งที่ของมีอยู่ในคลังแล้ว เพียงแต่ไม่ได้อยู่ตรงจุดที่ระบบระบุ
ยอดตัดจำหน่ายสต็อกตอนปิดปีโตขึ้นเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครตอบได้ว่าของหายไปไหน
ตัวเลขสต็อกจะเพี้ยนเมื่อจุดที่บันทึกข้อมูลอยู่คนละที่กับจุดที่ของเคลื่อนที่จริง ของถูกรับเข้า หยิบออก และรับคืนกันที่หน้างานในคลัง แต่ตัวเลขถูกนำไปคีย์เข้าระบบหรือไฟล์ Excel ทีหลังเป็นชั่วโมงหรือเป็นวัน ทุกความล่าช้า ทุกรายการที่ลืมคีย์ และทุกการพิมพ์ผิด จึงกลายเป็นส่วนต่างสะสมถาวร ยิ่งฝ่ายขาย จัดซื้อ และบัญชีต่างคนต่างถือตัวเลขคนละชุด ช่องว่างก็เปลี่ยนจากเหตุการณ์นาน ๆ ครั้งเป็นสภาพถาวรของธุรกิจ นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเครื่องมือโตไม่ทันหน้างาน ไม่ใช่ความผิดของคนทำงาน
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
บันทึกข้อมูล ณ จุดที่ของเคลื่อนที่จริง
แอป Barcode ของ Odoo ให้ทีมคลังสแกนรับของ หยิบของ ย้ายภายใน และรับคืน ณ หน้างานทันทีที่เกิดขึ้นจริง ตัวเลขสต็อกอัปเดตในวินาทีที่ของเคลื่อนที่ ไม่ใช่ตอนเย็นจากกองเอกสาร ขั้นตอนการนั่งคีย์ข้อมูลซึ่งเป็นต้นตอของส่วนต่างส่วนใหญ่จึงหายไปทั้งขั้น
ตัวเลขชุดเดียวที่ทุกฝ่ายใช้ร่วมกัน
ใน Odoo ฝ่ายขาย จัดซื้อ คลัง และบัญชี อ่านข้อมูลสต็อกชุดเดียวกันทั้งหมด ยืนยันใบสั่งขายเมื่อไหร่ระบบจะจองสต็อกให้ทันที และเมื่อยืนยันการส่งของ ทั้งจำนวนคงเหลือและมูลค่าสต็อกทางบัญชีจะอัปเดตในขั้นตอนเดียว ไม่มีตัวเลขสำเนาชุดที่สองให้ล้าสมัยอีกต่อไป
นับหมุนเวียนแทนการปิดคลังนับปีละครั้ง
Odoo Inventory ตั้งรอบนับสต็อกซ้ำได้ตามตำแหน่งจัดเก็บหรือหมวดสินค้า คุณจึงนับทีละส่วนอย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะปิดคลังนับทั้งหมดปีละครั้ง ทุกรายการปรับปรุงถูกบันทึกว่าใครทำ เมื่อไหร่ เพราะอะไร ถ้าสินค้าตัวไหนเพี้ยนซ้ำ ๆ ประวัติจะชี้ไปที่สาเหตุแทนที่จะซ่อนมันไว้
ของทุกชิ้นมีที่อยู่และมีประวัติ
โครงสร้างหลายตำแหน่งจัดเก็บของ Odoo ทำให้ของชำรุด ของรับคืน และของรอตรวจสอบคุณภาพ มีตำแหน่งจริงในระบบ รวมถึงตำแหน่งสำหรับของเสียโดยเฉพาะ ไม่ใช่กองอยู่ในซอกที่ระบบไม่รู้จัก ส่วนการติดตามล็อตและซีเรียลนัมเบอร์ให้เส้นทางครบตั้งแต่รับเข้าจนส่งออก ของที่หายจึงเป็นเรื่องที่ค้นหาได้ ไม่ใช่ปริศนา
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
เริ่มจากยอดนับจริงที่คุณเซ็นรับรอง
ยอดสต็อกตั้งต้นใน Odoo มาจากการนับจริงหน้างานที่ตรวจสอบร่วมกับทีมของคุณ ไม่ใช่ยกตัวเลขจากระบบเดิมมาทั้งก้อน ความผิดพลาดสะสมของเมื่อวานจึงไม่ติดเข้ามาในระบบใหม่ ข้อมูลถูกนำเข้าเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ พร้อมจุดย้อนกลับในทุกจุดตรวจ
รันคู่ขนานก่อนปิดระบบเดิม
ระบบเดิมหรือไฟล์ Excel ของคุณยังทำงานคู่ขนานกับ Odoo ตามระยะเวลาที่ตกลงกัน โดยเรากระทบยอดสองฝั่งจนตัวเลขตรงกัน ระบบเดิมจะถูกปิดเมื่อมีหลักฐานยืนยัน ไม่ใช่ปิดด้วยความเชื่อใจ
อบรมที่หน้างานจริง ด้วยข้อมูลจริง
ทีมคลังฝึกด้วยการสแกนสินค้าจริงในตำแหน่งจัดเก็บจริงของคุณ แบ่งตามบทบาทหน้าที่ อบรมได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ และที่ปรึกษาคนที่วางขอบเขตโครงการตั้งแต่ต้น คือคนเดียวกับที่ยืนอยู่หน้างานในวันเปิดใช้จริง
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
ต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าตัวเลขใน Odoo จะเชื่อถือได้
สำหรับคลังเดียว ระยะงานสต็อกมักใช้เวลาตั้งค่าไม่กี่สัปดาห์ บวกกับการรันคู่ขนานกับตัวเลขเดิมอีกหนึ่งรอบสต็อกเต็ม ๆ หมุดหมายที่แท้จริงไม่ใช่วันเปิดใช้ระบบ แต่คือการนับหมุนเวียนรอบแรกหลังเปลี่ยนระบบที่ผลออกมาตรง และนั่นคือหมุดหมายที่เราใช้วางแผนโครงการ
ระหว่างเปลี่ยนระบบ ยังใช้ระบบเดิมต่อได้ไหม
ได้ และนี่คือวิธีมาตรฐานของเรา ไม่ใช่คำขอพิเศษ ระบบเดิมกับ Odoo ทำงานคู่กันตามระยะเวลาที่ตกลง ระหว่างที่เรากระทบยอดทั้งสองฝั่ง และระบบเดิมจะถูกปลดเมื่อตัวเลขตรงกันอย่างสม่ำเสมอแล้วเท่านั้น งานประจำวันของคุณจึงไม่ต้องฝากไว้กับระบบที่ยังพิสูจน์ตัวเองไม่จบ
ข้อมูลสต็อกตอนนี้ยุ่งมาก ต้องเคลียร์ให้เรียบร้อยก่อนเริ่มไหม
ไม่ต้อง และไม่ควรพยายามด้วย เพราะยอดตั้งต้นใน Odoo มาจากการนับจริงที่ทีมของคุณตรวจรับรอง ไม่ได้ยกมาจากข้อมูลเก่า ความผิดพลาดสะสมในระบบเดิมจึงถูกทิ้งไว้ข้างหลัง สิ่งที่ต้องใช้จริงคือข้อมูลหลักของสินค้า เช่น ชื่อ หน่วยนับ ตำแหน่งจัดเก็บ ซึ่งเราจะช่วยจัดระเบียบไปด้วยกันในระยะงานนี้ เป็นชุด ๆ ที่ตรวจสอบได้
ค่าใช้จ่ายในการแก้ปัญหานี้เป็นอย่างไร
งานวางระบบเสนอราคาแบบเหมาจ่ายตามขอบเขตที่เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรในแต่ละระยะ ไม่คิดรายชั่วโมง ส่วนไลเซนส์ Odoo Community อยู่ที่ 0 บาท แต่ฟีเจอร์บางอย่างที่สำคัญกับปัญหานี้ เช่น แอป Barcode อยู่ในรุ่น Enterprise ซึ่ง Odoo เรียกเก็บกับคุณโดยตรง เราไม่บวกราคาเพิ่มใด ๆ และเราจะบอกตั้งแต่ขั้นวางขอบเขตว่ากรณีของคุณจำเป็นต้องใช้รุ่นไหนจริง ๆ
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง