เริ่มจากจุดที่เจ็บที่สุด
การหาระบบ ERP ส่วนใหญ่เริ่มจากปัญหา ไม่ใช่จากตัวสินค้า เลือกปัญหาของคุณ แต่ละหน้าจะพาไปถึงทางออก
หกโปรแกรมที่ไม่เคยคุยกัน และตัวเชื่อมเพียงอย่างเดียวคือทีมของคุณ
บัญชีอยู่โปรแกรมหนึ่ง สต็อกอยู่ใน Excel งานขายอยู่ใน CRM เงินเดือนกับขนส่งอยู่ที่อื่นอีก แต่ละตัวคือทางเลือกที่สมเหตุสมผลในวันที่ตัดสินใจ แต่วันนี้ออเดอร์หนึ่งใบต้องผ่านหลายระบบ และมีคนต้องคีย์ข้อมูลเดิมซ้ำในทุกจุดต่อ ตัวโปรแกรมไม่ได้มีปัญหา ช่องว่างระหว่างโปรแกรมต่างหากที่กำลังกินเวลาและเงินของคุณ
ใช้ Excel บริหารทั้งบริษัท เคยเวิร์ก… จนวันที่มันเริ่มไม่เวิร์ก
ไฟล์ Excel ที่เคยใช้จดออเดอร์ ค่อย ๆ กลายเป็นระบบหลักที่ทั้งบริษัทต้องพึ่งโดยไม่มีใครตั้งใจ มันเกิดขึ้นทีละคอลัมน์ ทีละชีต ถ้าวันนี้การเช็คตัวเลขสักตัวต้องถามก่อนว่าใครถือไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่ หน้านี้เขียนไว้สำหรับคุณ
นับสต็อกทีไรตัวเลขก็ไม่ตรงกับระบบ จนไม่มีใครในทีมแปลกใจอีกแล้ว
ปัญหาสต็อกจริงไม่ตรงกับตัวเลขในระบบ เป็นโจทย์ที่มีคนมาให้เราช่วยแก้บ่อยที่สุดเรื่องหนึ่ง และเป็นเรื่องที่แก้ได้จริง สาเหตุแทบไม่เคยอยู่ที่คนทำงานสะเพร่า แต่อยู่ที่ข้อมูลสต็อกถูกเก็บกระจายอยู่หลายที่เกินไป หน้านี้จะอธิบายว่าช่องว่างนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร และเราปิดมันด้วย Odoo อย่างไร
ERP ที่ทั้งบริษัทพึ่งพาอยู่ทุกวัน แต่ไม่มีใครกล้าแตะ
ระบบยังทำงานอยู่ และนั่นแหละคือปัญหา เพราะมันยืนอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เก่าหนึ่งเครื่อง วิธีแก้ขัดอีกจำนวนหนึ่ง และความทรงจำของคนที่เคยวางระบบไว้ ทุกคำขอแก้ไขได้คำตอบเดียวกันว่าเสี่ยงเกินไป สิ่งที่คุณต้องการจึงไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ใหม่ แต่คือทางลงจากระบบที่แตะไม่ได้ โดยที่ธุรกิจไม่สะดุดระหว่างทาง
สามบริษัท สองสกุลเงิน กับ Excel หนึ่งไฟล์ที่แบกงบทั้งเครือไว้
แต่ละบริษัทในเครือของคุณทำบัญชีของตัวเองได้ดีพอสมควร ปัญหาเริ่มเมื่อเครือต้องการตัวเลขชุดเดียว ทั้งการดึงข้อมูลออกมา การแปลงสกุลเงิน การกระทบยอดระหว่างบริษัท และไฟล์รวมงบที่ใช้เวลาหลายวันและพังทันทีที่ใครสักคนเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ งานรื้อสร้างใหม่ทุกเดือนแบบนี้คือสิ่งที่หน้านี้พูดถึง
เสนอราคาเรตหนึ่ง วางบิลอีกเรตหนึ่ง เงินเข้าอีกเรตหนึ่ง
ถ้าบริษัทของคุณขายเป็นดอลลาร์ ซื้อเป็นหยวน แต่ทำบัญชีเป็นบาท คุณคงคุ้นกับภาพนี้ดี ตัวเลขทุกตัวถูกต้องในสกุลเงินของมันเอง แต่พอแปลงมารวมกันกลับไม่มีอะไรตรง กำไรที่อนุมัติไว้ไม่ใช่กำไรที่ได้จริง และการกระทบยอดสิ้นเดือนกลายเป็นงานสืบสวน ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เพราะทีมสะเพร่า แต่เพราะอัตราแลกเปลี่ยนขยับตลอดเวลา ขณะที่แต่ละระบบล็อกเรตไว้คนละจังหวะ
«ของล็อตไหน?» ไม่ควรเป็นคำถามที่ต้องรื้อแฟ้มเอกสารเป็นวัน ๆ กว่าจะตอบได้
โรงงานของคุณผลิตของได้ดี แต่เส้นทางเอกสารของแต่ละล็อตขาดตอนตั้งแต่หน้าประตูคลัง เมื่อลูกค้า ผู้ตรวจสอบ หรือซัพพลายเออร์ถามว่าล็อตไหนไปอยู่ที่ไหน คำตอบกลับกระจายอยู่ในใบส่งของ สมุดบันทึกประจำกะ และความจำของใครบางคน ระบบแบบนี้ใช้ไปได้เรื่อย ๆ จนถึงวันที่คำถามกลายเป็นเรื่องเร่งด่วน
ใบกำกับภาษีทุกใบถูกทำสองรอบ — ครั้งแรกในระบบบัญชี อีกครั้งเพื่อส่งกรมสรรพากร
ข้อกำหนด e-Tax Invoice & e-Receipt มาทีหลังจากที่บริษัทส่วนใหญ่เลือกระบบบัญชีไปแล้ว งานฝั่งอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกต่อเติมไว้รอบนอก ทั้งพอร์ทัลผู้ให้บริการ ไฟล์ส่งออก และ Excel ไว้ตามสถานะ ตัวใบกำกับภาษีนั้นถูกต้องอยู่แล้ว แต่การนำส่งให้ถึงกรมสรรพากรในรูปแบบที่ถูกต้องต่างหากที่กินเวลาทั้งเดือน ช่องว่างนี้ปิดได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีคิดของนักบัญชี แค่ตัดงานซ้ำออกไป
เครื่องจักรเสียแบบไม่มีสัญญาณเตือน และงานซ่อมทุกงานกลายเป็นงานด่วน
แผนผลิตตั้งอยู่บนสมมติฐานว่าเครื่องจักรจะเดินตลอด แต่เครื่องจักรไม่เคยรับปากใคร พอเครื่องหยุดหนึ่งตัว หัวหน้าไลน์ต้องทิ้งงานมาดู ทีมช่างต้องวิ่งดับไฟ และกำหนดส่งของต้องโทรไปต่อรองกันใหม่ ถ้าที่โรงงานของคุณ งานซ่อมบำรุงเกิดขึ้นเฉพาะหลังจากมีอะไรพังแล้วเท่านั้น หน้านี้เขียนไว้สำหรับคุณ
เลือกซอฟต์แวร์ MRP ไม่ใช่เรื่องยาก ที่ยากคือเลือกตัวที่หน้างานยังเปิดใช้อยู่เมื่อผ่านไปหกเดือน
เดโม MRP ทุกเจ้าโชว์โรงงานแบบเดียวกัน สูตรการผลิตเรียบร้อย เส้นทางผลิตราบรื่น ไม่มีงานด่วน ไม่มีงานแก้ แต่โรงงานจริงของคุณมีล็อตที่ผลิตค้างครึ่งทาง มีวัตถุดิบทดแทน และมีลูกค้าที่เพิ่งโทรมาเมื่อเช้า ระบบที่ควรซื้อคือระบบที่อยู่รอดในช่องว่างตรงนั้นได้ และหน้านี้ว่าด้วยวิธีดูให้ออกก่อนเซ็นสัญญา
ตีราคาจากประสบการณ์ ได้งานมา แล้วค่อยไปรู้ตอนปิดงบว่างานนั้นเหลือกำไรจริงแค่ไหน
ในออฟฟิศมีไฟล์ต้นทุนอยู่หนึ่งไฟล์ที่แม่นยำมากในวันที่สร้างมัน หลังจากนั้นราคาวัตถุดิบก็ขยับ สเปคงานก็เปลี่ยน และการเสนอราคาก็ค่อย ๆ กลายเป็นประสบการณ์บวกส่วนเผื่อกันพลาด เดือนส่วนใหญ่ก็รอดมาได้ แต่คุณจะไม่เห็นเลยว่างานไหนกำไรรั่ว จนกว่าบัญชีจะบอก ซึ่งช้ากว่าวันที่ตั้งราคาไปหลายสัปดาห์แล้ว
แผนผลิตขึ้นไวท์บอร์ดตอนแปดโมง พอสิบโมงก็กลายเป็นแค่นิยาย
แผนผลิตถูกเขียนก่อนกะเช้าเริ่มทุกวัน ทั้งลำดับงาน เครื่องที่ใช้ และของที่ต้องส่งวันนี้ แล้วเครื่องจักรหยุดหนึ่งตัว วัตถุดิบมาไม่ครบหนึ่งรายการ ออเดอร์ด่วนแทรกเข้ามาอีกหนึ่งใบ พอสาย ๆ ไวท์บอร์ดก็กลายเป็นภาพของโรงงานที่ไม่มีอยู่จริงแล้ว ที่เหลือของวันเดินด้วยการตะโกนถาม เดินไปดูหน้างาน และการเดา แล้วพรุ่งนี้เช้าก็วนกลับมาแบบเดิม
งานตรวจคุณภาพทำจริงทุกครั้ง แต่พอถึงรอบออดิท ทั้งโรงงานยังต้องวิ่งหากระดาษ
การตรวจเกิดขึ้นจริงทุกขั้น ทั้งตรวจรับวัตถุดิบ วัดค่าระหว่างผลิต และเซ็นปล่อยของก่อนส่งมอบ แต่ผลตรวจแต่ละใบไปจบชีวิตอยู่ในแฟ้มเอกสาร และแฟ้มคือจุดที่ข้อมูลหยุดเดินทาง พอผู้ตรวจประเมินหรือลูกค้าขอหลักฐานของล็อตใดล็อตหนึ่ง ทั้งโรงงานต้องวางงานจริงมานั่งรื้อกระดาษ
ใบเสนอราคาหนึ่งใบ ใช้เวลาสามวัน วิศวกรสองคน กับไฟล์ Excel ที่ไม่มีใครกล้ายืนยันว่าถูกทั้งหมด
กับสินค้าที่ต้องกำหนดสเปกหรือออกแบบตามออเดอร์ การเสนอราคาคืองานจริง ต้องเช็คว่าตัวเลือกไหนใช้ด้วยกันได้ ต้องประกอบต้นทุน ต้องดูแบบ แต่เมื่องานทั้งหมดนี้วิ่งอยู่ในอีเมลกับไฟล์ Excel ส่วนตัวของแต่ละคน ใบเสนอราคาทุกใบจึงทั้งช้าและมีโอกาสผิด และลูกค้ามักให้ออเดอร์กับเจ้าที่ตอบตัวเลขที่เชื่อถือได้กลับมาก่อน