ใช้ Excel บริหารทั้งบริษัท เคยเวิร์ก… จนวันที่มันเริ่มไม่เวิร์ก
ไฟล์ Excel ที่เคยใช้จดออเดอร์ ค่อย ๆ กลายเป็นระบบหลักที่ทั้งบริษัทต้องพึ่งโดยไม่มีใครตั้งใจ มันเกิดขึ้นทีละคอลัมน์ ทีละชีต ถ้าวันนี้การเช็คตัวเลขสักตัวต้องถามก่อนว่าใครถือไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่ หน้านี้เขียนไว้สำหรับคุณ
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
สองคนเปิดไฟล์ราคาพร้อมกัน แล้วเวอร์ชันของคนที่กดเซฟทีหลังคือเวอร์ชันที่อยู่รอด
รายงานสิ้นเดือนต้องนั่งคัดลอกวางอยู่สามวัน กว่าจะได้ตัวเลขที่พอเชื่อถือได้
ไฟล์หลักถูกสร้างโดยพนักงานคนเดียวเมื่อหลายปีก่อน วันไหนเขาลา งานครึ่งออฟฟิศต้องรอ
ยอดสต็อกบนชั้นวางกับยอดในชีตไม่เคยตรงกัน และคำตอบสุดท้ายคือเดินไปนับเองที่คลัง
ลูกค้าถามว่าออเดอร์ถึงไหนแล้ว แต่คำตอบกระจายอยู่ในสี่ไฟล์กับอีเมลของใครบางคน
Excel เป็นเครื่องมือที่ดีจริง และนั่นแหละคือสาเหตุ แต่ละแผนกแก้ปัญหาของตัวเองด้วยไฟล์ของตัวเอง ซึ่ง ณ ตอนนั้นทุกไฟล์ล้วนเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง แต่สเปรดชีตไม่คุยกันเอง สิ่งที่โตขึ้นมาจึงเป็นสำเนาความจริงหลายชุดที่ต้องอาศัยการคีย์ซ้ำเพื่อประคองให้ตรงกัน เมื่อออเดอร์ จำนวนคน และรายการสินค้าเพิ่มถึงจุดหนึ่ง ไม่มีวินัยแบบไหนทำให้สำเนาเหล่านั้นตรงกันได้อีก นี่คือข้อจำกัดเชิงโครงสร้าง ไม่ใช่ความผิดของทีม
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
ข้อมูลชุดเดียว ไม่ใช่สำเนาหลายไฟล์
Odoo เก็บลูกค้า สินค้า และออเดอร์ไว้ในฐานข้อมูลกลางชุดเดียว เมื่อยืนยันใบสั่งขาย ระบบสร้างใบส่งของในโมดูลคลังสินค้าและร่างใบแจ้งหนี้ในโมดูลบัญชีให้เอง ตัวเลขที่เคยต้องคีย์ซ้ำสามไฟล์จึงมีอยู่ที่เดียว และเมื่อมีคนแก้ ทุกคนเห็นเวอร์ชันเดียวกันทันที
สต็อกในระบบที่ตรงกับของบนชั้นจริง
โมดูล Inventory ของ Odoo บันทึกทุกการเคลื่อนไหวทันทีที่เกิดขึ้น ทั้งรับเข้า โอนย้าย และจัดส่ง ยอดคงเหลือจึงเป็นตัวเลขสด ไม่ใช่ยอดที่นับไว้เมื่อวันศุกร์ แอป Barcode ให้พนักงานคลังสแกนแทนการจำไปอัปเดตชีต และการนับตรวจสอบตามรอบช่วยจับส่วนต่างก่อนที่มันจะสะสม
ปิดสิ้นเดือนโดยไม่ต้องมาราธอนคัดลอกวาง
ใบแจ้งหนี้ออกจากใบสั่งขายโดยตรง เงินเข้าออกกระทบยอดกับสเตทเมนต์ธนาคารที่นำเข้าในโมดูลบัญชี และรายงานคือการดูข้อมูลจริงแบบสดในมุมที่ต้องการ งานประกอบรายงานสามวันจึงเหลือแค่การตรวจตัวเลขที่มีอยู่แล้วในระบบ
หลายคนทำงานพร้อมกัน โดยไม่มีสงครามเวอร์ชัน
Odoo ออกแบบมาให้ใช้งานพร้อมกันหลายคนตั้งแต่ต้น สิทธิ์การเข้าถึงกำหนดว่าใครเห็นหรือแก้อะไรได้ ขั้นตอนอนุมัติมาแทนการส่งไฟล์ต่อกันทางอีเมล และทุกการแก้ไขถูกบันทึกบนเอกสารพร้อมชื่อและเวลา จึงไม่มีใครเซฟทับงานของใครอีก
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
เริ่มจากไฟล์จริงของคุณ
เราไม่ขอให้คุณเล่ากระบวนการแบบลอย ๆ เพราะไฟล์ Excel ที่ใช้อยู่คือแผนที่ที่ตรงที่สุดของธุรกิจ เราจึงอ่านมันก่อน ข้อมูลถูกย้ายเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ โดยล้างรายการซ้ำและข้อมูลที่เลิกใช้แล้วก่อนนำเข้า ไม่ใช่ตามแก้ทีหลัง
วิ่งคู่ขนาน ไม่ใช่กระโดดข้าม
ช่วงสัปดาห์แรก ๆ Excel ยังทำงานคู่กับ Odoo และเราเทียบผลลัพธ์สองฝั่งจนทีมของคุณเชื่อตัวเลขชุดใหม่ ไฟล์ถูกปลดระวางทีละไฟล์ เฉพาะเมื่อผ่านไปครบรอบงานโดยไม่มีใครต้องเปิดมันอีกแล้วเท่านั้น
อบรมด้วยข้อมูลจริง ไม่ใช่เดโม
ทีมของคุณเรียนรู้จากลูกค้า สินค้า และออเดอร์ค้างจริงของตัวเอง เป็นภาษาไทยหรืออังกฤษก็ได้ ที่ปรึกษาคนที่วางขอบเขตโครงการอยู่กับคุณจนถึงวันใช้งานจริง จึงไม่มีอะไรตกหล่นระหว่างการส่งต่องาน
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
ย้ายออกจาก Excel ใช้เวลานานแค่ไหน
บริษัทส่วนใหญ่ใช้เวลาประมาณ 6 ถึง 10 สัปดาห์สำหรับงานขาย คลังสินค้า และบัญชี โดยแบ่งระยะให้มีส่วนที่ใช้งานได้จริงตั้งแต่ช่วงแรก ตัวแปรที่แท้จริงคือสภาพข้อมูลของคุณ เราจึงบอกไทม์ไลน์จริงได้หลังเห็นไฟล์แล้ว ไม่ใช่ก่อนหน้านั้น
ระหว่างเปลี่ยนระบบ ยังใช้ Excel ต่อได้ไหม
ได้ และเราวางแผนไว้แบบนั้นตั้งแต่ต้น Excel ทำงานคู่ขนานระหว่างที่แต่ละส่วนงานทยอยย้าย และไฟล์จะถูกเลิกใช้ก็ต่อเมื่อ Odoo ให้ตัวเลขตรงกันครบทั้งรอบแล้วเท่านั้น ไม่มีการปิดอะไรด้วยความเชื่อล้วน ๆ
ข้อมูลเราไม่เป็นระเบียบเลย จะเป็นปัญหาไหม
เป็นเรื่องปกติ และนั่นคือเหตุผลที่เรานำเข้าข้อมูลเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ รายการซ้ำ ชื่อที่สะกดไม่ตรงกัน และข้อมูลที่เลิกใช้แล้ว จะถูกล้างในขั้นเตรียมข้อมูล และคุณอนุมัติทุกชุดก่อนที่มันจะกลายเป็นข้อมูลหลักของระบบ ข้อมูลรกคืองานหนึ่งในแผน ไม่ใช่เหตุผลให้เลื่อนการเริ่มต้น
ค่าใช้จ่ายประมาณไหน และคิดราคาแบบไหน
เสนอราคาเหมาจ่ายเป็นลายลักษณ์อักษรรายระยะ และตกลงกันก่อนเริ่มแต่ละระยะเสมอ ไลเซนส์ Odoo Community ฟรี ส่วน Enterprise หากเหมาะกับกรณีของคุณ Odoo เรียกเก็บกับคุณโดยตรงและเราไม่บวกเพิ่ม ไม่มีมิเตอร์รายชั่วโมงเดินอยู่เบื้องหลัง
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง