สามบริษัท สองสกุลเงิน กับ Excel หนึ่งไฟล์ที่แบกงบทั้งเครือไว้
แต่ละบริษัทในเครือของคุณทำบัญชีของตัวเองได้ดีพอสมควร ปัญหาเริ่มเมื่อเครือต้องการตัวเลขชุดเดียว ทั้งการดึงข้อมูลออกมา การแปลงสกุลเงิน การกระทบยอดระหว่างบริษัท และไฟล์รวมงบที่ใช้เวลาหลายวันและพังทันทีที่ใครสักคนเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ งานรื้อสร้างใหม่ทุกเดือนแบบนี้คือสิ่งที่หน้านี้พูดถึง
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
งานปิดงบสิ้นเดือนเริ่มจากการดึงงบทดลองของทุกบริษัทมาวางในไฟล์ Excel ที่มีคนเข้าใจสูตรอยู่คนเดียว
ใบแจ้งหนี้ระหว่างบริษัทถูกบันทึกในฝั่งหนึ่งก่อนอีกฝั่งเป็นสัปดาห์ และบางครั้งอีกฝั่งก็ไม่ได้บันทึกเลย
แต่ละบริษัทใช้อัตราแลกเปลี่ยนของตัวเอง ชั่วโมงแรกของการรวมงบจึงหมดไปกับการถกกันว่าอัตราไหนถูก
งบรวมของเครือเสร็จราววันที่ 20 ตัวเลขที่ได้จึงเล่าเรื่องของเดือนที่ทุกคนเลิกสนใจไปแล้ว
เมื่อผู้สอบบัญชีถามว่าตัวเลขนี้มาจากไหน คำตอบคือไฟล์ Excel ที่ลิงก์กันเป็นทอด ๆ ซึ่งไม่มีใครกล้าเปิดแก้
นี่ไม่ใช่ปัญหาความละเอียดรอบคอบของทีมบัญชี แต่ละบริษัทเลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับประเทศ ธนาคาร และสำนักงานบัญชีของตัวเอง โดยเลือกแยกกันและมักห่างกันหลายปี ระบบเหล่านั้นไม่เคยถูกออกแบบให้คุยกัน ไฟล์ Excel จึงค่อย ๆ กลายเป็นตัวเชื่อมโดยไม่มีใครตั้งใจ และการปิดงบทุกรอบต้องทำงานเชื่อมข้อมูลซ้ำด้วยมือ เครือของคุณโตเกินโครงสร้างเดิมไปแล้ว โดยที่ไม่มีใครตั้งใจเลือกให้เป็นแบบนี้
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
ทุกนิติบุคคลในฐานข้อมูลเดียว
โครงสร้างหลายบริษัทของ Odoo ให้ทุกนิติบุคคลอยู่ในฐานข้อมูลเดียว โดยแต่ละบริษัทมีผังบัญชี ชุดภาษี และสกุลเงินของตัวเอง เช่น รูปแบบตามกรมสรรพากรสำหรับบริษัทไทย GST สำหรับอินเดีย และข้อกำหนดของสหรัฐฯ นักบัญชีสลับบริษัทได้จากแถบด้านบน ส่วนผู้ใช้ระดับเครือมองเห็นได้ทุกบริษัท ล็อกอินเดียว ข้อมูลหลักชุดเดียว แต่บัญชีตามกฎหมายแยกกันชัดเจน
รายการระหว่างบริษัทที่ลงบัญชีให้ทั้งสองฝั่ง
กฎ inter-company ของ Odoo สร้างรายการคู่ให้อัตโนมัติ เมื่อบริษัทหนึ่งออกใบแจ้งหนี้ ระบบจะสร้างร่างใบรับแจ้งหนี้ในบริษัทคู่ค้าพร้อมอ้างอิงเอกสารต้นทาง การกระทบยอดระหว่างบริษัทจึงเหลือเพียงขั้นตรวจทาน ไม่ใช่การไล่หาเอกสารในอีเมลสองกล่องตลอดทั้งเดือน
จัดการสกุลเงินในสมุดบัญชี ไม่ใช่ใน Excel
Odoo บันทึกทุกรายการทั้งในสกุลเงินของเอกสารและสกุลเงินหลักของบริษัท ดึงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติตามรอบที่คุณกำหนด และปรับมูลค่ายอดคงค้างสกุลเงินต่างประเทศตอนปิดงบ กำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงจึงถูกบันทึกเป็นรายการบัญชีโดยระบบ คำถามเรื่องอัตราถูกตอบครั้งเดียวตอนตั้งค่า ไม่ใช่ทุกเดือนในห้องประชุม
งบรวมที่เจาะลงถึงรายการต้นทางได้
แอป Consolidation ใน Odoo Enterprise ดึงยอดของแต่ละบริษัทเข้าโครงสร้างงบรวม แปลงค่าด้วยอัตราปิดหรืออัตราถัวเฉลี่ยตามที่กำหนด และรองรับรายการตัดบัญชีระหว่างกัน ตัวเลขทุกตัวในงบรวมเจาะลงไปถึงรายการบัญชีต้นทางได้ คำถามว่าตัวเลขนี้มาจากไหนจึงตอบได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องขุดค้นย้อนหลัง
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
ย้ายทีละบริษัท
เราย้ายขึ้นระบบทีละบริษัทตามลำดับ โดยเริ่มจากบริษัทที่ปิดงบลำบากที่สุด แต่ละระยะมีขอบเขตและราคาเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งเครือจึงไม่ต้องลอยอยู่กลางอากาศพร้อมกันทุกระบบ
ปิดงบคู่ขนานก่อนตัดระบบเดิม
ก่อนเลิกใช้ระบบเดิม เราปิดงบสิ้นเดือนคู่ขนานทั้งสองระบบอย่างน้อยหนึ่งรอบ แล้วเทียบผลลัพธ์กันทีละบรรทัด คุณจะเปลี่ยนระบบเมื่อตัวเลขตรงกัน ไม่ใช่เมื่อถึงกำหนดในปฏิทิน
กระทบยอดก่อนย้ายข้อมูล
ยอดยกมาและรายการระหว่างบริษัทที่ค้างอยู่ถูกย้ายเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ และกระทบยอดก่อนนำเข้า ความคลาดเคลื่อนเก่าจึงไม่ตามเข้าไปในระบบใหม่ ที่ปรึกษาคนเดิมดูแลตั้งแต่การคุยครั้งแรกจนถึงการปิดงบรวมรอบแรกใน Odoo
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
อีกนานแค่ไหนกว่าจะปิดงบรวมใน Odoo ได้
ขึ้นอยู่กับจำนวนบริษัทและสภาพยอดคงค้างระหว่างกันเป็นหลัก เราจึงให้ไทม์ไลน์แบบแบ่งระยะหลังวางขอบเขตแล้วเท่านั้น ภาพรวมคือแต่ละบริษัทเป็นหนึ่งระยะที่ใช้เวลาเป็นสัปดาห์ และการปิดงบรวมรอบแรกใน Odoo มักเกิดขึ้นเมื่อมีบริษัทขึ้นระบบแล้วอย่างน้อยสองแห่ง
บริษัทที่ยังไม่ได้ย้าย ใช้ระบบเดิมต่อได้ไหม
ได้ และการจัดลำดับของเราออกแบบมาแบบนั้น แต่ละบริษัทใช้ระบบเดิมต่อไปจนถึงระยะของตัวเอง ระหว่างช่วงเปลี่ยนผ่านการปิดงบรวมยังรวมข้อมูลจากทั้งสองแหล่ง ไฟล์รวมงบจึงเล็กลงทุกระยะ แทนที่จะหายไปในคืนเดียว
ยอดระหว่างบริษัทของเราไม่เคยตรงกันสนิท การย้ายระบบจะเปิดแผลนี้ไหม
เปิดแน่นอน และเปิดตอนนี้ดีกว่าเปิดตอนถูกตรวจสอบบัญชี เรากระทบยอดระหว่างบริษัทก่อนนำเข้าข้อมูลใด ๆ บันทึกผลต่างที่อธิบายไม่ได้ไว้เป็นเอกสาร แล้วย้ายเฉพาะยอดยกมาที่ทุกฝ่ายยอมรับ ระบบใหม่จึงเริ่มต้นสะอาด ไม่ต้องแบกข้อถกเถียงเดิมเข้าไป
ค่าใช้จ่ายเป็นอย่างไร และส่วนไหนต้องใช้ Odoo Enterprise
ค่าบริการของเราเป็นราคาเหมาจ่ายต่อระยะ เสนอหลังวางขอบเขตแล้ว ส่วนไลเซนส์ Odoo Community ใช้ฟรี แต่แอป Consolidation และฟีเจอร์อัตโนมัติหลายอย่างในหน้านี้อยู่ในรุ่น Enterprise ซึ่งคิดรายผู้ใช้และชำระกับ Odoo โดยตรง เราไม่บวกราคาเพิ่ม และจะบอกตรง ๆ ว่าบริษัทไหนต้องใช้รุ่นไหน
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง