ใบกำกับภาษีทุกใบถูกทำสองรอบ — ครั้งแรกในระบบบัญชี อีกครั้งเพื่อส่งกรมสรรพากร
ข้อกำหนด e-Tax Invoice & e-Receipt มาทีหลังจากที่บริษัทส่วนใหญ่เลือกระบบบัญชีไปแล้ว งานฝั่งอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกต่อเติมไว้รอบนอก ทั้งพอร์ทัลผู้ให้บริการ ไฟล์ส่งออก และ Excel ไว้ตามสถานะ ตัวใบกำกับภาษีนั้นถูกต้องอยู่แล้ว แต่การนำส่งให้ถึงกรมสรรพากรในรูปแบบที่ถูกต้องต่างหากที่กินเวลาทั้งเดือน ช่องว่างนี้ปิดได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีคิดของนักบัญชี แค่ตัดงานซ้ำออกไป
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
หลังตัดรอบสิ้นเดือน ทีมบัญชีต้องนั่งคีย์ใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้วเข้าพอร์ทัลผู้ให้บริการ e-Tax ทีละใบ
รหัสสาขาผิดใบเดียว ใส่สำนักงานใหญ่ทั้งที่ต้องเป็นสาขา เอกสารถูกตีกลับ แล้วต้องไล่แก้กันอีกหลายวัน
ยอดใน ภ.พ.30 กับรายการที่นำส่ง e-Tax ไม่เคยตรงกันตั้งแต่รอบแรก และต้องไล่หาสาเหตุด้วยมือทุกเดือน
จะออกใบลดหนี้แต่ละครั้ง ต้องไปค้นเลขที่ใบกำกับภาษีใบเดิมที่ต้องอ้างอิงก่อนเสมอ
มี Excel อยู่ไฟล์หนึ่งที่หน้าที่เดียวของมันคือตามว่าใบไหนส่งแล้ว ผ่านแล้ว หรือถูกตีกลับ และต้องอัปเดตด้วยมือ
ระบบบัญชีของคุณถูกเลือกมาก่อนที่ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะเกิดขึ้น งานตามข้อกำหนดจึงต้องต่อพ่วงไว้รอบนอก แทนที่จะอยู่ในตัวระบบ ใบกำกับภาษีหนึ่งใบเลยไปอยู่สองที่ คือ ERP ที่บันทึกบัญชี กับช่องทางที่ลงลายเซ็นและนำส่ง และทุกฟิลด์ที่สองระบบใช้ร่วมกันต้องคัดลอกด้วยมือ สองระบบที่ต่างถือเอกสารคนละครึ่ง ย่อมหมายถึงการคีย์ซ้ำ ยอดไม่ตรง และภาระกระทบยอดที่โตตามปริมาณเอกสาร ไม่มีใครตั้งใจออกแบบให้เป็นแบบนี้ มันค่อย ๆ พอกขึ้นทีละข้อกำหนด
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
ใบกำกับภาษีครบถ้วนตั้งแต่ต้นทาง
Thai localization ของ Odoo เก็บเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักและรหัสสำนักงานใหญ่/สาขาไว้ที่ข้อมูลลูกค้า และพิมพ์ใบกำกับภาษีรูปแบบไทยจากข้อมูลชุดเดียวกันนั้น เอกสารที่ฝ่ายบัญชีบันทึกจึงมีครบทุกฟิลด์ที่รูปแบบของกรมสรรพากรต้องการ ไม่ต้องไปประกอบเวอร์ชันที่สองทีหลัง
ใบลดหนี้ที่จำที่มาของตัวเองได้
ใน Odoo ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ถูกสร้างจากใบแจ้งหนี้ต้นทางโดยตรง เลขที่เอกสารเดิมและเหตุผลจึงติดไปด้วยอัตโนมัติ สายอ้างอิงที่รูปแบบ XML ของ e-Tax ต้องการ ถูกเติมจากลิงก์ในระบบ ไม่ใช่จากความจำของใครหรือจากแฟ้มเอกสาร
นำส่งโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
เราเชื่อม Odoo เข้ากับผู้ให้บริการนำส่งที่ได้รับการรับรองจาก สพธอ. (ETDA) ที่คุณใช้อยู่ ใบกำกับภาษีที่บันทึกแล้วจึงไหลออกเป็น XML ลงลายเซ็นดิจิทัลพร้อมไฟล์ PDF/A-3 ส่วนสถานะนำส่ง ผ่าน หรือถูกตีกลับ วิ่งกลับมาแสดงบนใบแจ้งหนี้ใน Odoo เอง Excel ตามสถานะจึงปลดประจำการได้
ทุกการยื่นมาจากบัญชีชุดเดียว
ตัวเลขใน ภ.พ.30 รายการ e-Tax ที่นำส่ง และไฟล์ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ในรูปแบบที่ RDprep อ่านได้) ล้วนดึงจากรายการบัญชีชุดเดียวกันใน Odoo เมื่อยอดกระทบกันตรง ก็เพราะมันไม่เคยเป็นตัวเลขคนละชุดตั้งแต่แรก
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
รันคู่ขนานครบหนึ่งรอบยื่นภาษี
ช่องทาง e-Tax เดิมของคุณยังทำงานต่อ ระหว่างที่ Odoo ออกเอกสารชุดเดียวกันอย่างน้อยหนึ่งเดือนภาษี เราตัดสลับระบบก็ต่อเมื่อยอดทั้งสองฝั่งตรงกันแล้วเท่านั้น
ตรวจข้อมูลหลักทีละชุด
เลขผู้เสียภาษีและรหัสสาขาของลูกค้าถูกทำความสะอาดและตรวจสอบทีละชุดก่อนเปิดใช้งานจริง เพราะสองฟิลด์นี้คือสาเหตุหลักของเอกสารที่ถูกตีกลับ คุณอนุมัติทีละชุด และทุกชุดย้อนกลับได้จนกว่าคุณจะยืนยัน
อบรมด้วยเอกสารจริง
ทีมบัญชีเรียนรู้ด้วยการออกใบกำกับภาษีและใบลดหนี้จริงบนข้อมูลของคุณเอง ไม่ใช่ข้อมูลตัวอย่าง และที่ปรึกษาคนที่วางขอบเขตโครงการเป็นคนอบรมเอง ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
ต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะนำส่งจาก Odoo ได้
ถ้างานบัญชีของคุณรันบน Odoo อยู่แล้ว การต่อ e-Tax เป็นระยะงานสั้น ๆ ไม่กี่สัปดาห์ รวมช่วงรันคู่ขนานแล้ว แต่ถ้าย้ายงานบัญชีมา Odoo พร้อมกัน จะใช้แผนวางระบบแบบแบ่งระยะตามปกติ โดย e-Tax เปิดใช้พร้อมระยะงานบัญชี ไม่ว่าทางไหน เราให้ไทม์ไลน์เป็นลายลักษณ์อักษรหลังวางขอบเขตแล้วเท่านั้น
ระหว่างเปลี่ยนระบบ ยังใช้ผู้ให้บริการและวิธีเดิมได้ไหม
ได้ และเรายืนยันให้ทำแบบนั้นด้วย ช่องทางเดิมนำส่งต่อไปจนกว่า Odoo จะให้ยอดตรงกันครบหนึ่งรอบยื่นภาษีเต็ม ๆ แล้วจึงค่อยปลดช่องทางเดิม
ข้อมูลลูกค้าเรามีเลขผู้เสียภาษีขาดและรหัสสาขาผิดอยู่มาก เป็นอุปสรรคไหม
นั่นคือสภาพเริ่มต้นตามปกติ ไม่ใช่อุปสรรค การตรวจรูปแบบจะจับเลข 13 หลักที่ไม่ถูกต้องและรหัสสาขาที่ผิดระหว่างการตรวจข้อมูลทีละชุด ส่วนที่แก้อัตโนมัติไม่ได้จะกลับมาหาคุณเป็นรายการสั้น ๆ ให้ตัดสินใจ ไม่ใช่กลับมาเป็นการยื่นที่ถูกตีกลับ
ค่าใช้จ่ายหน้าตาเป็นอย่างไร และค่าไลเซนส์เพิ่มเท่าไหร่
งานเสนอราคาแบบเหมาจ่ายต่อระยะหลังวางขอบเขตแล้ว ไลเซนส์ Odoo Community ฟรี ส่วน Enterprise ชำระกับ Odoo โดยตรงและเราไม่บวกเพิ่ม ค่าใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และค่าบริการของผู้ให้บริการนำส่ง ก็ชำระกับผู้ให้บริการเหล่านั้นโดยตรงเช่นกัน ไม่มีการบวกเพิ่มจากเรา
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง