เสนอราคาเรตหนึ่ง วางบิลอีกเรตหนึ่ง เงินเข้าอีกเรตหนึ่ง
ถ้าบริษัทของคุณขายเป็นดอลลาร์ ซื้อเป็นหยวน แต่ทำบัญชีเป็นบาท คุณคงคุ้นกับภาพนี้ดี ตัวเลขทุกตัวถูกต้องในสกุลเงินของมันเอง แต่พอแปลงมารวมกันกลับไม่มีอะไรตรง กำไรที่อนุมัติไว้ไม่ใช่กำไรที่ได้จริง และการกระทบยอดสิ้นเดือนกลายเป็นงานสืบสวน ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เพราะทีมสะเพร่า แต่เพราะอัตราแลกเปลี่ยนขยับตลอดเวลา ขณะที่แต่ละระบบล็อกเรตไว้คนละจังหวะ
—— คุ้น ๆ ไหม?
คุณรู้จักปัญหานี้ จากอาการเหล่านี้
กำไรที่เห็นตอนเสนอราคา ไม่เคยเท่ากับกำไรที่ปิดได้จริง และไม่มีใครบอกได้ว่าหายไปตรงไหน
ฝ่ายบัญชีต้องทำไฟล์เรตกลางไว้เอง เพราะระบบขาย ระบบบัญชี และธนาคาร ต่างใช้เรตของใครของมัน
เงินดอลลาร์ที่โอนเข้ามาไม่เคยตรงกับยอดใบแจ้งหนี้เป๊ะ ผลต่างเลยไปกองอยู่ในบัญชีพักที่โตขึ้นทุกเดือน
การปรับมูลค่าลูกหนี้และเงินฝากสกุลต่างประเทศตอนสิ้นเดือน เป็นงานทำมือที่ทั้งบริษัทมีอยู่คนเดียวที่ทำเป็น
ฝ่ายขายเสนอราคาเป็นสกุลเงินลูกค้าได้ แต่พอจะรวมยอดทั้งหมดเป็นเงินบาท ต้องใช้เวลาครึ่งวัน แล้วตัวเลขก็เก่าทันทีในเช้าวันรุ่งขึ้น
ปัญหานี้เกิดเพราะแต่ละระบบล็อกตัวเลขที่ไม่เคยหยุดนิ่งไว้คนละเวลา ระบบขายบันทึกเรต ณ วันเสนอราคา ระบบบัญชีใช้เรต ณ วันออกใบแจ้งหนี้ ส่วนธนาคารตัดเงินจริงอีกเรตหนึ่ง ทุกตัวถูกในมุมของตัวเอง แต่ไม่มีทางตรงกัน เครื่องมือเหล่านี้ถูกเลือกใช้ทีละตัวตามความจำเป็นในแต่ละช่วง และไม่เคยถูกออกแบบให้ใช้ตารางอัตราแลกเปลี่ยนร่วมกัน พอตรรกะการกระทบยอดถูกสร้างมาสำหรับสกุลเงินเดียว ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนทุกรายการจึงกลายเป็นปัญหาที่ต้องตามหา แทนที่จะเป็นรายการที่ระบบบันทึกให้
—— ทางออก
Odoo ปิดช่องว่างนี้อย่างไร
ตารางเรตชุดเดียวสำหรับทุกเอกสาร
Odoo เก็บตารางอัตราแลกเปลี่ยนไว้ชุดเดียว ให้โมดูลขาย จัดซื้อ และบัญชีอ่านจากที่เดียวกัน พร้อมดึงเรตใหม่อัตโนมัติทุกวันจากแหล่งอ้างอิงอย่างธนาคารกลางยุโรป ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และรายการบัญชีจึงเลิกเถียงกันว่าวันนั้นหนึ่งดอลลาร์เท่ากับกี่บาท ส่วนสัญญาที่ตกลงเรตตายตัวไว้ ก็กำหนดเรตเฉพาะเอกสารนั้นได้และระบบจะใช้ตามนั้น
ผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนถูกบันทึกให้ ไม่ต้องตามสืบ
เมื่อกระทบยอดเงินรับสกุลต่างประเทศกับใบแจ้งหนี้ Odoo คำนวณกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้นจริง แล้วบันทึกเข้าสมุดรายวันผลต่างอัตราแลกเปลี่ยนให้อัตโนมัติ ยอดจับคู่ลงตัว ใบแจ้งหนี้ปิดได้ และผลต่างไปอยู่ในบัญชีที่ถูกต้องพร้อมที่มาที่ไปให้ตรวจสอบ ไม่ใช่ค้างอยู่ในบัญชีพักรอคนมาขุดตอนสิ้นเดือน
การปรับมูลค่าสิ้นเดือนเป็นส่วนหนึ่งของการปิดบัญชี
ระบบบัญชี Odoo Enterprise มีรายงานกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง ซึ่งปรับมูลค่าลูกหนี้ เจ้าหนี้ และเงินฝากสกุลต่างประเทศคงค้างด้วยเรต ณ วันสิ้นงวด แล้วบันทึกรายการปรับปรุงให้ พร้อมรายการกลับบัญชีสำหรับงวดถัดไป งานที่เคยอยู่ในหัวของคนคนเดียว จึงกลายเป็นรายงานที่ใครในทีมก็กดรันได้
เอกสารเป็นสกุลเงินของเขา รายงานเป็นสกุลเงินของคุณ
Pricelist ช่วยให้ฝ่ายขายเสนอราคาเป็นสกุลเงินของลูกค้าแต่ละราย บิลผู้ขายบันทึกเป็นสกุลเงินของซัพพลายเออร์ และสมุดบัญชีธนาคารแต่ละเล่มมีสกุลเงินของตัวเองได้ เบื้องหลังทุกบรรทัดมีมูลค่าเป็นสกุลเงินหลักของบริษัทกำกับเสมอ กำไรขั้นต้น รายงานอายุลูกหนี้ และงบกำไรขาดทุนจึงอ่านเป็นเงินบาทได้ทันที โดยไม่ต้องมีใครนั่งทำไฟล์แปลงค่าอีก
—— วิธีที่เราดำเนินการ
การเปลี่ยนผ่านที่ถูกจัดการอย่างถูกต้อง
ตั้งค่าโดยเทียบกับบัญชีจริงของคุณ
เราหยิบรายการจริงจากบัญชีปัจจุบันของคุณ ทั้งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เงินรับจ่าย รวมถึงเคสที่ยุ่งที่สุด มาบันทึกใหม่ใน Odoo เพื่อพิสูจน์ว่าการลงบัญชีตรงกับที่นักบัญชีของคุณคาดไว้ การตั้งค่าจึงถูกอนุมัติด้วยตัวเลขของคุณเอง ไม่ใช่ข้อมูลตัวอย่าง
ปิดบัญชีคู่ขนานหนึ่งรอบก่อนใช้จริง
คุณปิดบัญชีอย่างน้อยหนึ่งเดือนในระบบเดิมและใน Odoo คู่ขนานกัน แล้วเราไล่ดูรายการอัตราแลกเปลี่ยนทุกจุดที่ไม่ตรงกันจนอธิบายได้ครบ ระบบเดิมยังเป็นระบบหลักจนกว่าคุณจะเซ็นยืนยันผลเปรียบเทียบ
ย้ายรายการคงค้างด้วยเรตเดิมตามบัญชี
ใบแจ้งหนี้คงค้างและเงินรับจ่ายที่ยังไม่กระทบยอด ถูกย้ายเป็นชุดที่ผ่านการตรวจสอบ โดยใช้เรตเดิมตามบัญชีของคุณ รายงานอายุหนี้และยอดคงเหลือจึงยังตรงกับงบทดลอง ทีมบัญชีได้ฝึกใช้งานกับรายการจริงเหล่านี้ ไม่ใช่ข้อมูลจำลอง
—— บริการที่เกี่ยวข้อง
ดูบริการอื่น ๆ ของเรา
—— คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่ทีมงานถามเกี่ยวกับปัญหานี้
กว่าระบบหลายสกุลเงินจะใช้งานได้จริง ต้องใช้เวลานานแค่ไหน
สำหรับบริษัทเดียวที่ปัญหาอยู่ที่เอกสารขายและงานบัญชีเป็นหลัก เผื่อเวลาตั้งค่าไม่กี่สัปดาห์ บวกการปิดบัญชีคู่ขนานหนึ่งรอบ เพราะการปิดบัญชีคือบททดสอบจริง กำหนดการจึงขึ้นกับรอบสิ้นเดือนของคุณ ถ้ามีหลายนิติบุคคลหรือต้องทำงบรวม จะใช้เวลาเพิ่มเพราะต้องตรวจการใช้เรตของแต่ละบริษัทแยกกัน
ระหว่างเปลี่ยนระบบ ใช้ระบบเดิมต่อไปได้ไหม
ได้ และนั่นคือแผนของเราตั้งแต่ต้น ไม่ใช่การอนุโลม ระบบเดิมยังเป็นระบบหลักตลอดช่วงปิดบัญชีคู่ขนาน และเราจะตัดเปลี่ยนก็ต่อเมื่อคุณยืนยันแล้วว่ารายการใน Odoo ตรงกัน ไม่มีการปิดระบบไหนด้วยความเชื่อใจล้วน ๆ
เรตย้อนหลังของเราไม่เป็นระเบียบเลย จะย้ายข้อมูลได้ไหม
ได้ รายการคงค้างจะย้ายด้วยเรตที่บันทึกไว้ในบัญชีของคุณอยู่แล้ว ไม่ว่าเรตนั้นจะเป็นอย่างไร ยอดคงเหลือวันแรกจึงตรงกับงบทดลองเดิม ส่วนประวัติที่ปิดงวดแล้วเก็บไว้ดูในระบบเดิมได้ คุณไม่ต้องล้างเรตย้อนหลังหลายปีเพื่อเริ่มต้นใหม่ให้สะอาด
ค่าใช้จ่ายเป็นอย่างไร ส่วนไหนคือไลเซนส์ ส่วนไหนคือค่าบริการ
ค่าบริการของเราเป็นราคาคงที่ต่อระยะ พร้อมขอบเขตเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงานทุกระยะ ส่วนไลเซนส์ Odoo Community ไม่มีค่าใช้จ่าย แต่ฟีเจอร์บัญชีที่กล่าวถึงในหน้านี้ รวมถึงรายงานปรับมูลค่าสกุลเงิน อยู่ใน Odoo Enterprise ซึ่ง Odoo เรียกเก็บกับคุณโดยตรง เราไม่บวกราคาเพิ่มใด ๆ
มาดูกันว่า Odoo เหมาะกับธุรกิจของคุณจริงหรือไม่
คุยกันสั้น ๆ พร้อมคำตอบตรงไปตรงมา ถ้ามันไม่ใช่ระบบที่เหมาะกับคุณ เราจะบอกตามตรง